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摘要:本文以某集团公司在多元化、多业态、跨区域、国际化经营管理背景,针对集团经营管理中差旅成本居高不下,以及管控过程中信息传递不够及时、准确的现状,提出应用视频会议进行管理创新的集团一体化视频会议解决方案。
1 应用背景
某集团公司是国务院国资委监管的中央企业,是集资产管理、资本运营和生产经营于一体的大型国有独资公司。该集团公司作为首批董事会试点中央企业,采取“战略管控 +财务管控”的管控模式,实行三级法人体制,集团定位于战略投资中心,下属二级板块企业定位于经营管理中心,三级成员企业定位于成本利润中心。集团公司控股二级板块公司4 家,下辖三级成员企业 70 多户,直接控股成员企业 3 家,现有员工约 8 万人。集团所属成员企业遍布于全国 24 个省( 区、市) 和赞比亚、印度等国家,其中 10 余户成员企业为国家大型一类、二类企业。集团公司总部设办公室( 信息化办公室) 、战略投资部( 安全生产部、科技管理部) 、法律事务部( 政策研究室) 、审计风险部( 纪检监察部)、资产财务部、人力资源部( 董事办公室、党委组织部) 、党群工作部( 企业文化部、团委) 、信访办公室( 工会办公室) 等部室。总部机关管理人员控制在 60 人左右。结合确保集团整体健康稳定发展的整体战略思路,集团公司提出必须着手解决以下问题:
( 1) 面临国际化的发展机遇,如何迎接进行跨区域、跨国家经营管理所带来的挑战;
( 2) 产品多元化、流程复杂化状况下,集团内产业链上下游企业或厂区如何有效协同;
( 3) 所属企业分散,人、财、物如何管控;
( 4) 如何降本增效,在降低成本的同时增强同业竞争力。这些问题的解决,离不开反复沟通。在各项工作的组织中,如何将领导者的意图及时准确地传递到各级执行者,并及时得到信息反馈,是必需解决的问题。而视频会议系统的应用却恰恰是集团公司解决以上问题的一把利器。
2 现状分析
2006 年,集团公司建立三级法人组织体系,同时集团公司总部组织架构基本确立。体系成熟、工作机制确立后,集团公司与所属企业间,很多工作需要及时沟通。信息传递的准确性、及时性上暴露出许多亟待解决的问题。
(1) 公文不能及时传递,文字信息滞后,工作效率低。当时集团公司尚未建立办公平台,公文传递手段是邮局传递、传真机传送; 传递介质为纸质文件。速度慢,存在交换环节丢失、反馈不及时等现象。
(2) 紧急待办事宜多使用电话沟通,信息多部门、多层级传递困难。普通电话沟通是一对一完成的。如遇多头事宜及需要再次传达事宜不可避免有失真现象。
(3) 面对面会议,参加人到场困难,不好组织;公司有两个会议室,利用率很低; 总部出差人员及会议相关的外地工作人员,参会出勤无法保障。
(4) 随着集团整体业务的迅速扩展,与国外企业、专家沟通交流日趋频繁,需要高效便捷的会议组织方式。
3 应对措施
鉴于集团下属企业跨领域、跨地域甚至跨国家的特点,以及集团公司人员编制少,领导及员工出差多,很多事宜急于迅速快捷沟通协调的具体需求,作者提出两种解决方案,一是建立视频会议系统,二是建立电话会议系统。
3.1 方案选择
视频会议系统工作原理: 视频会议系统包括软件和硬件两种,两个或两个以上不同场所的个人或群体,通过各种电信通讯传输媒体,将人物的静、动态图像、语音、文字、图片等多种资料分送到各个用户的计算机上,使得在地理分散的用户可以共聚一处,通过图形、声音、文档等多种方式交流信息,增加双方对内容的理解能力。
电话会议系统工作原理: 以系统外呼式为主的电话会议平台,所有参会方均可为被叫方,最大限度节省会议费用。系统采用三大基础运营商中国移动、网通和电信的 PSTN 传统电话线路,多人参与电话会议语音自然清晰。可以主叫 100 多个国家和地区。视频会议与电话会议对比情况见表1。
以满足公司需求为出发点,综合考虑项目投资高低,会议组织难易,我们选择建立基于软件为主的解决方案的视频会议系统。视频会议系统网络部署方案见图 1。
图1 集团公司视频会议系统网络部署方案
说明: 节约成本金额,按每次会议,平均每人节约成本 2000 元,平均参加人数 30人计算。
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